Ochrona danych osobowych w ramach Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO).
Niniejsza informacja dotyczy danych osobowych, które zbiera FLUXCOM JAKOŚĆ ENERGII ELEKTRYCZNEJ MIROSŁAW ŁUKIEWSKI w skrócie Fluxcom jako administrator danych osobowych oraz sposobów, w jakie są one wykorzystywane oraz praw osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych. Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt fluxcom@fluxcom.pl.
W celu prowadzenia działalności Administrator zbiera i wykorzystuje informacje identyfikujące osoby fizyczne (zwane również „danymi osobowymi”), w tym informacje o klientach Fluxcom.
W ramach zobowiązania do ochrony Państwa danych osobowych chcemy poinformować w jaki sposób Administrator gromadzi, wykorzystuje i przechowuje dane osobowe. Na jakiej podstawie prawnej przetwarzane są te dane osobowe oraz jakie są Państwa prawa i nasze obowiązki w związku z przetwarzaniem.
Zakres informacji
W niniejszej klauzuli Administrator informuje o formach wykorzystywania danych osobowych („przetwarzanie”) na terenie Polski w odniesieniu do osób fizycznych będących:
- obecnymi lub potencjalnymi Klientami Administratora,
- przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami lub reprezentantami klientów oraz innymi osobami, których dane przetwarzamy w celach wystawienia lub realizacji faktur w ramach zawartej współpracy z klientami.
Rodzaje danych osobowych
Dane podawane przez Klientów
W związku ze współpracą z Klientem, mogącą polegać w szczególności na: dostarczaniu podmiotom współpracującym urządzeń produkowanych przez Fluxcom, współpracy przy sprzedaży i reklamie tych produktów, a także współpracy przez podmioty pośredniczące, możemy przetwarzać podane przez następujące dane osobowe Klienta:
- imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne,
- numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON),
- numer PESEL,
- dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faxu,
- stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji,
- numer rachunku bankowego.
W przypadku zawierania umowy podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów zawarcia umowy oraz obsługi kontraktów. Konsekwencją niepodania danych jest możliwość nieprawidłowej obsługi współpracy lub niemożliwość realizacji kontraktu (przykładowo, niepodanie danych może wiązać się z brakiem możliwości realizacji faktury).
Dane zbierane z innych źródeł
Możemy pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji informacji podanych przez Klientów. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach.
Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do realizacji umowy pomiędzy Fluxcom a takim podmiotem, np. informacje o ustaniu Państwa zatrudnienia u danego podmiotu, zmianie danych kontaktowych lub zmianie stanowiska służbowego.
Możemy również pozyskiwać Państwa dane z wewnętrznych baz danych prowadzonych przez Fluxcom. Dotyczy to danych umożliwiających kontakt z konkretnym Klientem, który był już odbiorcą urządzeń Fluxcom – zapis dotyczy również zgłoszeń serwisowych.
Podstawa prawna przetwarzania danych
Nie możemy przetwarzać danych osobowych, jeśli nie mamy ważnej podstawy prawnej. Dlatego przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy:
- przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa, jeżeli są Państwo stroną umowy zawartej z Fluxcom lub składają Państwo zamówienia na urządzenia Administratora.
- przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych, np. obowiązku wystawienia faktury lub innego dokumentu wymaganego przepisami, lub wprost nakazuje nam to przepis prawa (dotyczy to przypadków udostępnienia danych Klientów na żądanie właściwych organów lub sądów);
Cele i okresy przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne. Poniżej zostały wymienione cele, jakie realizuje Spółka poprzez przetwarzanie danych osobowych oraz okresy, przez jakie je przetwarza.
Cel przetwarzania | Okres przetwarzania |
Wypełnianie zobowiązań umownych. |
Okres trwania umowy pomiędzy Klientem oraz Fluxcom. |
Archiwizowanie danych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, takich jak ustawa o rachunkowości i ustawa – Ordynacja podatkowa. |
Okres wskazany w odpowiednich przepisach; co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym miało miejsce np. wystawienie faktury. |
Niezależnie od powyższych okresów, Państwa dane mogą być przetwarzane przez Fluxcom dla celów ustalania lub dochodzenia przez Fluxcom roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami – przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 6 lat od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia.
Środki zabezpieczające dane osobowe
Wszyscy pracownicy uzyskujący dostęp do danych osobowych muszą przestrzegać wewnętrznych zasad i procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych w celu ich ochrony i zapewnienia poufności. Są oni również zobowiązani do przestrzegania wszystkich technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa wprowadzonych w celu ochrony danych osobowych.
Wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym, przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, niewłaściwym wykorzystaniem, ujawnieniem lub dostępem oraz przed wszelkimi innymi nielegalnymi formami przetwarzania. Te środki bezpieczeństwa zostały wdrożone przy uwzględnieniu najnowszego stanu techniki, kosztów wdrożenia, zagrożeń związanych z przetwarzaniem i charakteru danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem danych wrażliwych.
Przekazywanie danych osobowych
Przekazywanie danych osobowych w ramach Fluxcom
Możemy przekazywać Państwa dane osobowe naszym pracownikom, w szczególności pracownikom działu handlowego.
Przekazywanie danych osobowych poza Fluxcom
Dane mogą być przekazywane odbiorcom oraz innym stronom trzecim, aby realizować cele niezbędne do wykonania zadań przez zleconych przez Fluxcom, jeżeli wymaga tego przepis prawa lub jeżeli Fluxcom posiada inną podstawę prawną. Za odbiorców lub inne strony trzecie uznane mogą być:
- wszelkie krajowe organy administracji publicznej (np. Policja), organy innych państw członkowskich UE (np. organy powołane do ochrony danych osobowych w innych państwach członkowskich) lub sądy, jeżeli jest to wymagane przez obowiązujące prawo krajowe lub unijne albo na ich żądanie,
- dostawcy usług kurierskich lub pocztowych,
- firmy transportowe i spedytorskie,
- inne osoby w ramach organizacji danego Klienta.
Przetwarzanie danych osobowych ma miejsce tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez Fluxcom.
Prawa przysługujące Klientom i korzystanie z nich
Przysługujące prawa
- Prawo dostępu do danych osobowych
Każda osoba ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Fluxcom. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy złożyć wniosek o ich sprostowanie. Fluxcom niezwłocznie skoryguje takie informacje.
- Wycofanie zgody
Mają Państwo prawo wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych, jeśli Fluxcom uzyskał taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem).
- Usunięcie danych
Podstawą usunięcia danych osobowych są przepisy RODO.
- Żądanie ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych
Podstawą ograniczenia przetwarzania danych osobowych są przepisy RODO.
- Wyrażenia sprzeciwu
Z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Państwa danych osobowych (w tym profilowania), jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów Fluxcom lub strony trzeciej.
- Przeniesienia danych
Oznacza to możliwość otrzymania danych osobowych przekazanych Fluxcom w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony Fluxcom i z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności. Fluxcom będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.
Korzystanie z przysługujących Państwu praw
Aby skorzystać z powyższych uprawnień, prosimy wysłać wiadomość e-mail na fluxcom@fluxcom.pl, telefonicznie na numer tel.:+48 606 388 350 lub skontaktować się ze Fluxcom korespondencyjnie pod adresem ul. Jodłowa 10, PL 42-286 Koszęcin z adnotacją „Ochrona danych osobowych”.
Jeśli nie są Państwo usatysfakcjonowani sposobem, w jaki Fluxcom przetwarza Państwa dane osobowe, prosimy o powiadomienie nas o zaistniałym problemie, a my zbadamy wszelkie powstałe nieprawidłowości. Prosimy zgłaszać swoje wątpliwości przy użyciu danych kontaktowych podanych powyżej.
Jeśli będą mieli Państwo zastrzeżenia do reakcji Fluxcom, istnieje również możliwość złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych osobowych. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych, możemy okresowo prosić Państwa o sprawdzenie i potwierdzenie danych osobowych, które posiadamy na Państwa temat lub poinformowanie nas o wszelkich zmianach dotyczących tych danych osobowych (takich jak np. zmiana adresu e-mail). Zachęcamy do regularnego sprawdzania poprawności, aktualności i kompletności przetwarzanych danych osobowych.